社内報の担当者が、ある部署から届いたA4三枚の活動報告書をもとに、社内報へ載せる 200字程度の紹介文を作りたい。生成AIを使う進め方として、最も適切なものはどれか。
正解：ア
ア報告書の本文を渡し、字数を指定して要点をまとめさせ、担当者が原文と照らして確かめる。
正解。手元にある文章を材料として渡し、その範囲で短く整え直させる使い方です。 元の文書があるので出来上がりを原文と照らせます。落としてはいけない 内容が残っているかを確かめるのは、渡した側である担当者の仕事です。
イ報告書の題名と部署名だけを渡し、活動の中身は推測で補わせた紹介文を作らせる。
誤り。材料となる本文を渡していないため、実際には行われていない活動が もっともらしく書かれてしまいます。同じ「文章を作らせる」でも、 手元の文章を短くするのか、無いものを作り出させるのかは別の話です。
ウ報告書の本文を渡し、書かれていない他社の取組も加えて紹介文を膨らませる。
誤り。要約は情報を削って短くする作業ですが、これは情報を足す指示です。 足された部分は報告書に根拠がなく、正しいかどうかを別に確かめる手間が 生じます。短くしたいという目的からも離れます。
エ報告書の本文から出現回数の多い語句を順に抜き出し、並べたものを紹介文とする。
誤り。よく出てくる語を集めても、何をしてどうなったかという筋道は 伝わりません。これは語句の集計であり、文章として読める形に 整え直す作業とは目的が異なります。
材料を渡してから頼む
生成AIの使い方は、大きく「ゼロから作らせる」ものと「手元の文章を材料にする」ものに 分かれます。文章の添削・要約は後者です。長い議事録を要点にする、 社外へ出す案内文の言い回しを整える、といった場面がこれにあたります。
材料を渡す使い方には、実務上の利点があります。出来上がりを原文と 突き合わせられるので、内容が合っているかを担当者が判断できるのです。 逆に言えば、材料を渡さずに「それらしい文章」を作らせた場合、 何を根拠に書かれたのかを確かめる手立てがありません。
任せきりにはしない
要約は、どれを残してどれを削るかの判断を含みます。生成AIは読みやすさを 優先して、担当者にとって外せない一文を落とすことがあります。
- 決定事項、金額、期日といった落ちてはいけない情報を先に伝えておく
- 字数や箇条書きの数を指定し、社内報の枠に収まる形で出させる
- 出来上がりは必ず原文と照らし、削られた部分を担当者が確かめる
進め方を並べる
| 進め方 | 何が起きるか |
|---|---|
| 本文を渡して要点をまとめさせる | 元の文章の範囲で短くなる（添削・要約） |
| 題名だけ渡して推測させる | 元の文書にない内容が作られる |
| 本文に外部の情報を足させる | 短くならず、足した部分の裏取りが要る |
| 頻出語を並べる | 語句の一覧であり、筋道は伝わらない |
「何を入力したか」を見ると見分けられます。元の文章そのものを渡していれば 添削・要約、渡していなければ別の使い方だと考えてください。