正解：ア
各選択肢の解説
ア電子データのまま、改ざん防止などの真実性を確保する措置をとって保存する。
正解。電子メールでPDFを受け取るのは電子取引に当たり、そのデータは電子データのまま保存します。 保存にあたっては、改ざんを防ぐなど真実性を確保するための要件を満たす必要があります。
イ印刷した紙を保存すれば、受け取ったPDFファイルは削除してよい。
誤り。紙の請求書と同じ感覚で印刷して綴じれば足りると考えがちですが、2024年1月1日以降、 電子取引のデータは電子データのまま保存することが求められます。印刷した紙だけを残して データを消すと、保存義務を果たしたことになりません。
ウ印刷してスキャナで読み取り直し、スキャナ保存の要件に沿って保存する。
誤り。スキャナ保存は、紙で受け取った書類を読み取って電子化して保存するための区分です。 どちらも電子ファイルとして残るので混同しやすいのですが、最初から電子データで受け取ったものは 電子取引の区分で、元のデータを保存します。
エe-文書法の対象となる文書なので、電子帳簿保存法の保存義務は及ばない。
誤り。e-文書法は、他の法令で書面の保存が義務づけられた文書を電磁的記録で保存できるようにする 共通の法律です。国税関係の帳簿書類の電子保存は電子帳簿保存法が定めており、請求書のような 取引の書類はこちらの対象です。
理解を深めるために
電子で受け取ったものは電子のまま残す
請求書が紙で届いていたころは、ファイルに綴じて保管すれば済みました。いまはPDFが電子メールで 届くことが多く、つい「印刷して今までどおり綴じればよい」と考えがちです。電子帳簿保存法は、 電子で受け取った取引の情報は、電子データのまま残すことを求めています。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）は、 国税関係の帳簿や書類を電子的に保存するときのルールを定めた法律です。保存の場面は次の3つに分かれます。
- 電子帳簿等保存: 自社が会計ソフトなどで作った帳簿・書類を電子のまま保存する
- スキャナ保存: 紙で受け取った・作った書類を読み取って電子化して保存する
- 電子取引: 電子メール、Webサイト、EDIなどで受け渡しした取引情報を保存する
このうち電子取引のデータは、2024年1月1日から電子データのままでの保存が求められています。 保存の際には、改ざんを防ぐなど真実性を確保する措置が要ります。文書管理のルールを見直すときは、 受け取ったデータを消さないことと、後から書き換えられない保存方法にすることの両方を押さえます。
混同しやすいものとの違い
| 用語 | 何を定めるか |
|---|---|
| 電子帳簿保存法（電子取引） | 電子で受け取った取引情報を電子データのまま保存する |
| 電子帳簿保存法（スキャナ保存） | 紙で受け取った書類を読み取って電子化して保存する |
| e-文書法 | 他の法令が書面での保存を求める文書を電磁的記録で保存できるようにする共通ルール |
| 印刷による保存 | 紙で受け取った書類の保存方法で、電子取引のデータの代わりにはならない |
試験では「最初に何で受け取ったか」を確かめます。電子で受け取れば電子取引、紙で受け取って 電子化するならスキャナ保存です。