デジタルサービス・デジタルツールデジタルツールの活用★★☆

これまで紙の稟議書を課長、部長、役員の順に回して押印を得ていた会社が、この手続きを電子化したい。申請から決裁までを決められた順路でシステム上に流し、今どこで止まっているかも確認できるようにしたい。導入する仕組みはどれか。

正解：ウ

アファイル共有
誤り。これは文書を共有の置き場に集め、複数の人が参照や編集をできるようにする機能です。申請書を置いて見てもらうことはできますが、誰の承認が済んだか、次は誰に回るかという順路までは管理しません。
イコンテンツ管理システム（CMS）
誤り。これはWebサイトのページや画像を、専門知識がなくても更新・公開できるようにする仕組みです。扱うのは社外へ発信する情報であり、社内の申請と決裁の手続きを流すためのものではありません。
ウワークフローシステム
正解。承認の順路をあらかじめ定義しておくと、申請を出すだけで次の承認者へ自動的に回ります。誰の段階で止まっているかも一覧で分かるため、書類を探し回る必要がなくなります。
エ電子掲示板
誤り。これは書き込んだ内容を多数の人が読める形で共有する仕組みです。全員への周知には向きますが、宛先が順に移っていく手続きではないため、一人ずつ承認を得ていく流れは管理できません。

押印を回す順路を、そのままシステムに載せる

紙の稟議書は、決められた順に人の手を渡っていきます。その順路と、今どこにあるのかという情報を、そのまま画面上に移したものがワークフローシステムです。

紙の時代に起きていた「部長の机の上で1週間止まっていた」という事態は、どこで滞留しているかが見えるだけで、かなり減ります。

ワークフローシステムは、単独の製品として使うこともありますが、多くはグループウェアの機能の一つとして提供されます。グループウェアは、社内の共同作業を支える機能をまとめたソフトウェアで、ファイル共有、スケジュール共有、タスク管理、オンライン会議なども含みます。

さらに広い言葉としてデジタルワークプレイスがあります。これは特定のソフトを指すのではなく、場所を問わず働けるように仕事の場そのものをデジタル上に整える考え方です。ワークフローもグループウェアも、その中に含まれます。

用語	何をするもの
ワークフローシステム	申請から承認までを定めた順路で流し、進行状況を管理する
ファイル共有	文書を共有の置き場に集めて参照・編集する
電子掲示板	書き込みを多数の人が読める形で共有する
コンテンツ管理システム（CMS）	Webサイトの内容を専門知識なしで更新・公開する

「順に承認」「今どこで止まっているか」が出てきたらワークフロー、「社外向けのWebページ」が出てきたらCMSと見分けてください。