サービスマネジメントサービスマネジメント★☆☆

社内の情報システム部門に、サービスデスクを新たに設置することになった。 サービスデスクが日常的に担う業務として、最も適切なものはどれか。

正解:

  1. サーバやネットワークの稼働状況を常時監視し、異常を検知して運用担当者へ通知する。

    誤り。これはシステム監視(運用監視)の業務です。どちらも障害に関わるため 混同しますが、監視は機器側から異常を見つける仕事、サービスデスクは人からの 連絡を受ける仕事です。きっかけが機械か人かで区別します。

  2. 利用者からの問合せや障害の連絡を受け付けて記録し、対応の状況と結果を利用者へ伝える。

    正解。サービスデスクは利用者と向き合う窓口です。受け付けて記録し、その場で 解決できるものは一次対応し、できないものは担当部門へ引き継ぎます。解決までの 状況を利用者に伝えるところまでが役割です。

  3. 社内で使う機器やソフトウェアの台帳を整備し、保有数や設置場所を最新の状態に保つ。

    誤り。これはIT資産管理(構成管理)の業務です。サービスデスクも対応のときに 台帳を参照しますが、それは調べる側であって、台帳そのものを最新に保つ責任を 負う役割ではありません。使うのか、維持するのかが違います。

  4. 業務システムに追加する機能の要件を利用部門から聞き取り、開発の優先順位を決める。

    誤り。これはシステム企画や要件定義の業務です。利用部門の声を聞く点は似て いますが、扱うのはこれから作るものの内容で、今困っている人を助ける活動とは 目的が異なります。未来の開発か、今の利用かで分かれます。

「困ったときに電話する先」が何をしているか

家電が動かなくなったとき、メーカーのサポート窓口に電話します。窓口の人は症状を 聞き、受付番号を出し、その場で直せそうなら手順を案内し、無理なら修理部門へ回して 「いつ連絡が来るか」を教えてくれます。サービスデスクの仕事はこれと同じです。

一日の業務を並べると

  • 電話、メール、チャットなどで利用者からの連絡を受け付ける
  • 誰が、いつ、何に困っているかを記録に残す
  • 既知の手順で直せるものはその場で解決する(一次対応)
  • 手に負えないものは担当部門や上位者へ引き継ぐ
  • 解決までの進み具合と結果を利用者へ伝え、記録を締める

大切なのは、引き継いだあとも記録と窓口が残ることです。利用者から見れば連絡先は 最後まで一つで、その裏で誰が動いているかを気にせずに済みます。

混同しやすいものとの違い

役割 何をするか
サービスデスク 利用者からの連絡を受け、記録・一次対応・引継ぎ・報告を行う
システム監視 機器の稼働状況を常時見て、異常を検知して知らせる
IT資産管理 機器やソフトウェアの台帳を整備し、最新に保つ
要件定義 これから作る機能の内容を決める

試験では「利用者からの」という言葉が手掛かりになります。人からの連絡が起点なら サービスデスク、機械からの通知が起点なら監視、と切り分けてください。

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