社内規程では会社が指定したもの以外のファイル共有サービスの利用を禁じているが、 取引先から、先方が指定するサービスでの資料の受渡しを求められた。 部門の担当者の対応として最も適切なものはどれか。

正解：ア

各選択肢の解説

1. ア例外の規程に沿って、理由・期間・代わりの対策を示して申請し、承認を得てから使う。

   正解。規程どおりにできない業務上の事情があるときは、例外の規程に定めた手続で 承認を得てから使います。期間と代わりの対策を決めておくことで、 例外が広がらず、終わった後の見直しもできます。

2. イ取引先からの求めで業務上やむを得ないので、使い始めた後で上司に報告する。

   誤り。事後報告で済ませる対応です。業務上の必要があっても、承認の前に使えば 規程違反になります。事前に例外として承認を受けていれば、使ってよい条件と 危険を抑える対策を、利用を始める前に決めておけます。

3. ウ部門の業務に合わないので、部門で規程の該当箇所を書き換えて運用する。

   誤り。規程を変える手続を飛ばしています。規程の改訂は、規則更新の規程と 承認手続に従って全社で行うもので、部門が独自に書き換えるものではありません。 1件の取引のためなら、規程の改訂ではなく例外の承認で扱います。

4. エ取引先との契約に利用の定めがあれば、社内の手続を取らずにそのまま使う。

   誤り。社外との契約と社内の規程を混同しています。契約は相手との約束であって、 社内規程の承認手続を免除するものではありません。契約にあっても、社内では 例外として承認を受けてから使います。

理解を深めるために