ある部門では、作成者が文書ごとに「社外秘」などの区分を判断して台帳に記録している。 しかし文書そのものには何も表示がなく、転送を受けた部員が社外秘の文書を取引先に送ってしまった。 この部門に不足している管理策として最も適切なものはどれか。

正解：ウ

各選択肢の解説

1. ア情報の分類。重要度に応じて区分を決め、文書ごとに判断する。

   誤り。区分を決めて文書ごとに判断する作業は、この部門ではすでに行われています。 分類とラベル付けは続けて行うため一つに見えがちですが、問題は判断した区分が 文書を受け取った人に伝わっていない点にあります。

2. イ情報及びその他の関連資産の目録。資産と管理責任者を一覧にする。

   誤り。目録は、組織がどんな情報資産を持ち、誰が管理するかを把握するためのものです。 台帳に記録しているという点で近く見えますが、台帳は担当者が見るもので、 転送された文書を開いた人には区分が見えません。

3. ウ情報のラベル付け。決めた区分を文書そのものに表示する。

   正解。区分が台帳にしかなければ、文書が手から手へ渡るうちに扱いの手がかりが失われます。 文書そのものに表示しておけば、受け取った人もその場で扱い方を判断できます。

4. エ情報及びその他の関連資産の許容される利用。使い方の規則を定める。

   誤り。許容される利用は、資産を使ってよい範囲や禁止事項を定める管理策です。 規則が整っていても、目の前の文書が社外秘だと分からなければ規則を当てはめられません。 不足しているのは規則ではなく、区分を知る手段です。

理解を深めるために