取引先A社向けの見積書を添付したメールを、誤って別の取引先B社の担当者へ 送信してしまった。送信直後に気づいた社員の対応として、最も適切なものはどれか。

正解：ウ

各選択肢の解説

1. ア受信者に電話して削除を依頼し、削除できたとの返事が得られるまで社内には報告しない。

   誤り。相手への連絡は必要ですが、個人の判断だけで進めている点が問題です。 誤送信は本人の失敗であると同時に組織からの情報漏えいで、取引先への説明を どうするかは組織が決めることです。報告が遅れるほど打てる手は減ります。

2. イメールソフトの送信取消の機能を実行し、取り消せたものとみなして通常の業務に戻る。

   誤り。送信取消は、送信を数十秒だけ保留して取りやめる仕組みや、同じ組織内の メールを回収する仕組みであることが多く、社外の相手にいったん届いたメールを 消せるとは限りません。取り消せた前提で放置するのは危険です。

3. ウ直ちに上司と情報管理の担当部署に報告し、指示に従って相手への連絡と影響の確認を行う。

   正解。誤送信は組織としての対応が必要な情報漏えいです。速やかに報告すれば、 相手への連絡と削除の依頼、漏れた内容の特定、取引先への説明までを組織の 判断で進められます。

4. エ同じ宛先に「先ほどのメールは無効です」と書いたメールを送り、対応を終えたものとする。

   誤り。無効ですと伝えても、すでに届いた添付ファイルが消えるわけではなく、 かえって内容に関心を引くこともあります。相手に削除を依頼すること自体は 必要ですが、それだけで事態が収まったとは言えません。

理解を深めるために