正解：エ
各選択肢の解説
アTOにX社の担当者、BCCに課長を指定する。
誤り。BCCの受信者はほかの受信者に表示されないので、X社には課長が承知していることが伝わりません。 課長が「全員に返信」すると、BCCで受け取っていたことが後から分かって相手の不信を招くこともあります。 見せたくない相手を入れる欄で、見せたい相手には使いません。
イTOにX社の担当者と課長の両方を指定する。
誤り。TOは用件の当事者、つまり対応を求める相手を入れる欄です。 課長もTOに入ると、是正を誰が担うのかがあいまいになります。 課長には把握してもらえばよいので、対応を求める相手と分けて指定します。
ウTOに課長、CCにX社の担当者を指定する。
誤り。対応を求める相手と、知らせておく相手が逆になっています。 是正を行うのはX社なので、X社の担当者をTOに置きます。 CCに置かれたX社は、自分宛ての依頼ではなく参考の共有だと受け取りかねません。
エTOにX社の担当者、CCに課長を指定する。
正解。対応を求めるX社の担当者をTOに、把握してもらう課長をCCに置きます。 CCの宛先は全受信者に表示されるので、課長が承知していることもX社に伝わります。
理解を深めるために
宛先欄は「誰に、何を期待しているか」を伝える
TO・CC・BCCは、メールが届く範囲が同じでも、受け取った人に伝わる意味が違います。 TOは「あなたに対応してほしい」、CCは「あなたにも知っておいてほしい」、 BCCは「ほかの受信者には知らせずに届ける」です。 宛先の欄の選び方を誤ると、内容が正しくても依頼の相手や関係者の立場が正しく伝わりません。
なぜこの指定になるのか
この場面の条件は3つです。
- 是正を行うのはX社の担当者 → 対応を求める相手なのでTO
- 課長には把握してもらうだけでよい → 参考の共有なのでCC
- X社にも課長が承知していると伝えたい → 宛先が全員に表示される欄に置く
3つ目の条件で、BCCは外れます。BCCは受信者どうしにアドレスを見せないための欄で、 面識のない多数へ一斉に送る場面や、互いの存在を知らせてはならない場面で使います。 上司を「こっそり」BCCに入れる使い方は、上司が全員に返信したときに露見して、 相手との信頼を損なうことがあります。
混同しやすいものとの違い
| 宛先 | 意味 | ほかの受信者への表示 |
|---|---|---|
| TO | 対応を求める相手 | 表示される |
| CC | 知っておいてほしい相手 | 表示される |
| BCC | ほかの受信者に知らせずに届ける相手 | 表示されない |
| メーリングリスト | 登録された全員へ1つのアドレスで配信 | 登録者は宛先に並ばない |
試験では、条件に「相手に伝えたい」「互いに見せない」のどちらがあるかで、CCとBCCを分けます。 そのうえで、対応を求める相手がTOに置かれているかを確かめます。